Obwohl die moderne Technologie viele Vorteile eines digitalisierten Arbeitsplatzes bietet, besteht die größte Herausforderung für Unternehmen heute darin, grosse Datenmengen - ob digitalisiert oder nicht - effizient und kostensparend zu verwalten. Da die Daten aus verschiedenen Formaten und Quellen stammen, sind Mitarbeiter mehr denn je damit beschäftigt, diese grossen Datenmengen fehlerfrei zu verarbeiten.
Viele Unternehmen setzen auf Technologien, die grosse Datenmengen mit Leichtigkeit und Genauigkeit verarbeiten können und ihnen helfen, unangenehme Folgen wie "Fat-Finger-Fehler" zu vermeiden. An dieser Stelle führen wir die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ein.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung (auf Englisch "Intelligent Document Processing") um eine Technologie zur intelligenten Erfassung von Informationen aus Dokumenten - oft unabhängig von deren Format oder Sprache. IDP ist eine beliebte Alternative zur manuellen Datenextraktion. Sie kann Dokumente viel schneller verarbeiten als ein Mensch - unabhängig davon, ob die Daten aus elektronischen, handschriftlichen, strukturierten oder unstrukturierten Quellen stammen. Für viele Unternehmen bedeutet der Einsatz von IDP eine Steigerung der Produktivität und Effizienz bei Prozessen, die direkt oder indirekt mit Daten zu tun haben.
Wie funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung?
Ein IDP-System folgt in der Regel den folgenden drei Schritten: Erfassen, Automatisieren, Skalieren. Sobald IDP Daten erfasst hat, werden sie automatisch in Geschäftsprozesse/Workflows exportiert. Die Mitarbeiter können dann diese neu extrahierten und automatisierten Daten nutzen, um schnellere und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen - und das alles bei gleichzeitiger Skalierung auf die Bedürfnisse des Unternehmens.
Anwendungsfälle der intelligenten Dokumentenverarbeitung:
- Bankwesen
- Logistik
- Gesundheitswesen
- Recht
Zahlreiche Branchen profitieren von der intelligenten Dokumentenverarbeitung, darunter das Bankenwesen, die Logistik, das Gesundheitswesen und die Rechtsabteilung. Hier sind die Anwendungsfälle im Detail erklärt:
Bankwesen
Ein grosser Teil der Finanzbranche ist dem Schreiben und Lesen von Finanzdokumenten gewidmet. Oft müssen Dokumente und Daten schnell und fehlerfrei verarbeitet werden. IDP ist eine beliebte Software, welche eine Lösung bietet, die sowohl für die Bank als auch für ihre Kunden Zuverlässigkeit, Effizienz und Genauigkeit garantiert.
Die automatisierte Datenextraktionssoftware kann auch Wörter/Zahlen auf intelligente Weise erfassen und verstehen, wie es ein Mensch tun würde - z. B. die Nummern von Versicherungspolicen, Kundenadressen usw. Während die Datenextraktion im Bankensektor eine wichtige Rolle spielt, wird IDP häufiger zur Betrugserkennung eingesetzt, um die Echtheit von Transaktionen zu überprüfen.
Logistik
Logistikunternehmen bearbeiten täglich grosse Mengen an Aufträgen und Preisanfragen - und damit eine unüberschaubare Menge an Dokumenten. Intelligente Dokumentenverarbeitung ist entscheidend, wenn Unternehmen grosse Datenmengen effizient und effektiv verarbeiten wollen. Innerhalb von Logistikunternehmen gibt es mehrere Abteilungen, die von IDP profitieren: Back-Office-Mitarbeiter, Vertrieb und Marketing, Planung und Analytik. Darüber hinaus können Logistikunternehmen ihre Prognosen verbessern und ihren Kundendienst ausbauen.
Gesundheitswesen
Die Aufbewahrung von Patientenakten ist im Gesundheitswesen von zentraler Bedeutung. Ein nahtloser und bedarfsgerechter Zugang zu den Patientendaten ist von entscheidender Bedeutung, da sie jederzeit benötigt werden können. Daher ist die Digitalisierung von Informationen unerlässlich, und die IDP-Lösung ist von Vorteil für die effiziente Verwaltung der Patientenakten. Physische Akten und unstrukturierte Papierformate können selbst bei den ausgeklügeltsten Ablagesystemen verlegt werden, und das Durchsuchen des gesamten Papierkrams in einer Notlage ist riskant und stressig. Aus diesem Grund wird IDP eingesetzt, um alle Daten an einem Ort zu speichern und bei Bedarf abzurufen.
Recht & Steuern
Rechtsdienstleister sind mit der umfangreichen Archivierung und Prüfung von Dokumenten, Fusions- und Akquisitionsakten konfrontiert und müssen strenge Vorschriften einhalten. Die meisten dieser Aufgaben erfordern eine Dokumentation in verschiedenen Formaten, die in der Regel unstrukturiert sind. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, ein System zu unterhalten, das alle zeitintensiven und sensiblen Informationen verwalten kann. Durch den Einsatz eines Tools zur Dokumentenautomatisierung, das IDP verwendet, können Anwälte während der Bearbeitung eines Falls schnell auf wichtige Informationen zugreifen. Außerdem können sie Unstimmigkeiten und Fehler beseitigen, die ihnen früher bei der Bearbeitung der Unterlagen des Mandanten nicht aufgefallen sind.
Der Einsatz von Technologien wie der intelligenten Dokumentenverarbeitung von Acodis kann letztlich eine rasche Automatisierung der Dokumentation ermöglichen und gleichzeitig die Risiken mindern.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen von der Integration einer IDP-Lösung profitieren kann. Fordern Sie ein kostenloses Datenextraktionsaudit für Ihre Dokumente an.
