Obwohl die moderne Technologie viele Vorteile eines digitalisierten Arbeitsplatzes bietet, besteht die größte Herausforderung für Unternehmen heute darin, grosse Datenmengen - ob digitalisiert oder nicht - effizient und kostensparend zu verwalten. Da die Daten aus verschiedenen Formaten und Quellen stammen, sind Mitarbeiter mehr denn je damit beschäftigt, diese grossen Datenmengen fehlerfrei zu verarbeiten.
Viele Unternehmen setzen auf Technologien, die grosse Datenmengen mit Leichtigkeit und Genauigkeit verarbeiten können und ihnen helfen, unangenehme Folgen wie "Fat-Finger-Fehler" zu vermeiden. An dieser Stelle führen wir die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ein.
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung (auf Englisch "Intelligent Document Processing") um eine Technologie zur intelligenten Erfassung von Informationen aus Dokumenten - oft unabhängig von deren Format oder Sprache. IDP ist eine beliebte Alternative zur manuellen Datenextraktion. Sie kann Dokumente viel schneller verarbeiten als ein Mensch - unabhängig davon, ob die Daten aus elektronischen, handschriftlichen, strukturierten oder unstrukturierten Quellen stammen. Für viele Unternehmen bedeutet der Einsatz von IDP eine Steigerung der Produktivität und Effizienz bei Prozessen, die direkt oder indirekt mit Daten zu tun haben.
Ein IDP-System folgt in der Regel den folgenden drei Schritten: Erfassen, Automatisieren, Skalieren. Sobald IDP Daten erfasst hat, werden sie automatisch in Geschäftsprozesse/Workflows exportiert. Die Mitarbeiter können dann diese neu extrahierten und automatisierten Daten nutzen, um schnellere und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen - und das alles bei gleichzeitiger Skalierung auf die Bedürfnisse des Unternehmens.
Zahlreiche Branchen profitieren von der intelligenten Dokumentenverarbeitung, darunter das Bankenwesen, die Logistik, das Gesundheitswesen und die Rechtsabteilung. Hier sind die Anwendungsfälle im Detail erklärt:
Die automatisierte Datenextraktionssoftware kann auch Wörter/Zahlen auf intelligente Weise erfassen und verstehen, wie es ein Mensch tun würde - z. B. die Nummern von Versicherungspolicen, Kundenadressen usw. Während die Datenextraktion im Bankensektor eine wichtige Rolle spielt, wird IDP häufiger zur Betrugserkennung eingesetzt, um die Echtheit von Transaktionen zu überprüfen.
Logistikunternehmen bearbeiten täglich grosse Mengen an Aufträgen und Preisanfragen - und damit eine unüberschaubare Menge an Dokumenten. Intelligente Dokumentenverarbeitung ist entscheidend, wenn Unternehmen grosse Datenmengen effizient und effektiv verarbeiten wollen. Innerhalb von Logistikunternehmen gibt es mehrere Abteilungen, die von IDP profitieren: Back-Office-Mitarbeiter, Vertrieb und Marketing, Planung und Analytik. Darüber hinaus können Logistikunternehmen ihre Prognosen verbessern und ihren Kundendienst ausbauen.
Der Einsatz von Technologien wie der intelligenten Dokumentenverarbeitung von Acodis kann letztlich eine rasche Automatisierung der Dokumentation ermöglichen und gleichzeitig die Risiken mindern.