Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen zu organisieren, so dass sie leicht zugänglich sind und gemeinsam genutzt werden können. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem ist einfach zu bedienen, sicher und frei von unnötigen Dateien.
Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Dokumente zugreifen, ist die Schaffung eines organisierten Systems unerlässlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Personen Dateien hinzufügen oder speichern. Ein einheitliches digitales Ablagesystem ermöglicht es Ihnen, ältere Dokumente leicht zu finden, verwandte Dateien schnell zu erfassen und neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Dokumentenverwaltungsprozess in Ihrem Unternehmen gut funktioniert:
5 Tipps zur Organisation Ihres Dokumentenmanagement
- Erstellen Sie einen einzigen Stammordner für alle Dateien
- Verwenden Sie Unterordner
- Seien Sie spezifisch und beschreibend
- Legen Sie Dateien nach und nach an und erstellen Sie regelmäßig Backups
- Dateien häufig entrümpeln
Erstellen Sie einen einzigen Stammordner für alle Dateien
Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Dateien im selben Stammordner gespeichert sind. Für die meisten Benutzer ist der Ordner "Eigene Dateien" von Windows ausreichend. Sie können sogar einen Stammordner für "freigegebene Dateien" erstellen, wenn Ihr Unternehmen von mehreren Arbeitsplätzen aus auf Informationen zugreifen muss. Ein einziger Stammordner sorgt dafür, dass Ihre Dokumente nicht auf Ihrem Computer verloren gehen.
Untergeordnete Ordner verwenden
Scheuen Sie sich nicht vor der Verwendung von Ordnern. Fügen Sie Ordner innerhalb von Ordnern hinzu, um den Zugriff zu erleichtern. Ihre Ordner könnten zum Beispiel wie folgt aussehen:
Financial>, 2019, 2020, 2021>Invoices>A-H, I-P, Q-Z, Overdue
Die Erstellung von Unterordnern erleichtert das Auffinden eines bestimmten Dokuments. Wählen Sie ein Organisationssystem, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Anweisungen zu dessen Verwaltung und Pflege.
Seien Sie spezifisch und beschreibend
Bei der Benennung von Dateien sollten Sie beschreibend und spezifisch sein. Verwenden Sie nach Möglichkeit Namen, Daten und immer dieselbe Struktur. Wenn Sie die Dateien mit bestimmten Namen aufrufen, können Sie die Dateinamen schnell durchsuchen, so dass Sie nicht erst einzelne Dateien öffnen müssen, um zu sehen, ob es die richtige ist.
Wenn Sie Dateien weitergeben, fügen Sie zusätzliche Details hinzu, damit jeder, der auf die Dateien zugreift, weiss, was er öffnet. Zum Beispiel: JaneSmith_invoice001_10-20_overdue. Wenn jemand diese Datei sieht, weiss er den Namen des Kunden, die Rechnungsnummer, wann die Rechnung erstellt wurde und dass sie überfällig ist.
Anfügung: Organisieren Sie Ihre Dateien so, wie es für Sie am praktischsten ist. Überlegen Sie, wie Sie auf die Dateien zugreifen, auf welche Ordner Sie am häufigsten zugreifen, und organisieren Sie sie so, dass Sie die benötigten Dateien schnell finden können.
Regelmässige Ablage und Sicherung
Wenn es Ihr Ziel ist, Ihren Arbeitsbereich ordentlich zu halten, ist die Wartung entscheidend. Legen Sie Dateien nach und nach dort ab, wo sie hingehören. Anstatt viele Dateien auf dem Desktop zu speichern und sie dann später an ihren richtigen Platz zu verschieben, legen Sie sie gleich dort ab, wo sie hingehören. Es dauert vielleicht ein paar Sekunden länger, bis Sie es beim ersten Mal richtig gemacht haben, aber es ist viel einfacher, als 20 Dateien auf einmal an verschiedenen Orten abzulegen.
Entrümpeln Sie Ihre Akten regelmässig
Nehmen Sie sich jede Woche ein paar Minuten Zeit, um Ihre Akten durchzusehen und sicherzustellen, dass alles dort ist, wo es sein soll. Löschen Sie alte Geschäftsdateien nur dann, wenn Sie wissen, dass Sie sie nie wieder brauchen werden. Legen Sie stattdessen einen Inaktivitäts- oder Archivordner an, in den Sie alte Dateien verlagern können. Ordnen Sie den Archivordner nach Thema und Datum, damit Sie bei Bedarf bequem auf alte Informationen zurückgreifen können. Betrachten Sie dies als einen Teil Ihrer wöchentlichen allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
Möglicherweise müssen Sie im Laufe der Zeit Ordner hinzufügen oder konsolidieren. Bei regelmässiger Pflege wird dieser Vorgang nur wenige Minuten in Anspruch nehmen.
Ein richtig eingerichtetes Dokumentenmanagementsystem ist für Ihr Unternehmen unerlässlich und jede Investition wert.
Lassen Sie uns noch heute ein System einrichten, das für Sie funktioniert.
