Es steht ganz ausser Frage: die Welt, wie auch die Gesellschaft, befindet sich in einem digitalen Umschwung. Konsumenten erwarten Lösungen, wie sie ihre Ziele einfacher und direkter erreichen können. So erwarten Kunden unter anderem, dass sie über Online-Banking zu jedem Zeitpunkt, an jedem Ort und auf einer beliebigen Plattform eine Beratung erhalten können. Dies ist nur eine der vielen digitalen Herausforderungen, die der Finanzwelt bevorsteht.
Einige Banken haben bereits die Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) erkannt und verwenden die Technologie zur automatisierten Digitalisierung, Klassifizierung und Datenextraktion ihrer Dokumente. In der Bankenbranche werden vor allem PDFs, Scans und E-Mails verarbeitet. Der Einsatz einer Lösung, welche auf künstlicher Intelligenz basiert, reduziert die aufgewendete Zeit zur Dokumentenverarbeitung um ein Vielfaches. Zusätzlich dazu sind die daraus resultierenden Daten genauer als jene der manuellen Extraktion.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie, die Informationen aus Dokumenten erfasst und sie mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen verarbeitet.
Im Vergleich zu herkömmlichen eigenständigen OCR-Lösungen, nutzt die intelligente Dokumentenverarbeitung künstliche Intelligenz und kombiniert Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) mit OCR. Da das System größere Datenmengen erhält, lernt und verbessert es sich und erfordert weniger Eingriffe von Mitarbeitern.
Mit der durchgängigen Automatisierung der Dokumentenverarbeitung können Banken ihre Geschäftsziele leichter erreichen, z. B. die Effizienz und die Zufriedenheit der Back-Office-Mitarbeiter, die täglich mit Daten arbeiten, steigern.
COVID-19 hat dazu geführt, dass die Zahl der Abhebungen von Rentenkonten, Kreditanträge usw. sprunghaft angestiegen ist. Leider werden bei vielen dieser Bankprozesse noch immer Formulare in Papierform verwendet, welche die Prozesse verlangsamen, die Anfälligkeit für Fehler erhöhen und in einem hohen Arbeitsaufwand resultieren. Ebenfalls zwang die Pandemie breite Teile der Bevölkerung zur Arbeit von zuhause und beschleunigte damit einen Trend, welcher sich langsam am Horizont anbahnte. Diese unerwartete Umstellung zeigte vielen Unternehmen Lücken und Probleme in ihrer Digitalisierungsstrategie auf, unter anderem auch im Bereich der manuellen Dokumentenverarbeitung.
Lösung:
Glücklicherweise kann intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) Bankformulare in nur wenigen Sekunden in digital zugängliche Dokumente umwandeln, so dass Bankangestellten mehr Zeit haben, sich auf andere Dinge zu konzentrieren. Während PDFs und gescannte Dokumente technisch gesehen auch "digital zugängliche Dokumente" sind, wandelt IDP alle Daten, ob in reiner Textform oder innerhalb von Tabellen/Grafiken, in maschinenlesbare Daten um.
Der Hypothekenprozess unterscheidet sich je nachdem, ob es sich um eine Privatperson (z. B. eine Familie, die ein Haus kauft) oder um ein Unternehmen (z. B. ein Unternehmen, das einen umfangreichen Kredit für die Eröffnung einer neuen Filiale benötigt) handelt. Die folgenden Dokumente werden für beide Arten von Personengruppen benötigt:
Diese Dokumente zusammengenommen ergeben ein heilloses Durcheinander von Daten, die gesucht, extrahiert und überprüft werden müssen - ein wochenlanger manueller Arbeitsaufwand, bei dem es keine Garantie für Fehlerfreiheit gibt.
Außerdem kann es vorkommen, dass ein und dasselbe Dokument mehrmals von verschiedenen Mitarbeitern geöffnet wird, die nach unterschiedlichen Informationen suchen. Klingt verwirrend, oder? Noch verwirrender kann es für jeden der Mitarbeiter sein, die versuchen, das Dokument gleichzeitig zu nutzen. Dies kann aber nur dann reibungslos funktionieren, wenn das Dokument digitalisiert und richtig verortet ist.
Im Durchschnitt gibt es während des gesamten Hypothekenprozesses 20-30 Datenpunkte pro Dokument - aber selbst moderne Dokumentenverwaltungssysteme (DMS) haben Schwierigkeiten, sie alle zeitnah zu verwalten. Deshalb kann ein KI-basiertes Tool den Banken dabei helfen, den gesamten Prozess erheblich zu beschleunigen.
Lösung:
Die Verwendung eines IDP-Systems kann dazu beitragen, dass Daten aus diesen Formularen (und unterstützenden Dokumenten) nahtlos ausgelesen und die Kernsysteme und Datenbanken aktualisiert werden, indem IDP zur Einleitung der weiteren Verarbeitung verwendet wird.
Ähnlich wie beim Hypothekenprozess erfordert die allgemeine Kredit-/Finanzbearbeitung eine intensive und langwierige Extraktion von Dokumentendaten.
Beispiel:
Wenn ein Bankangestellter bei der Bearbeitung eines Kreditantrags das Einkommen des Kunden mit CHF 300'000 pro Jahr statt mit CHF 30'000 angibt, würde der Kunde mehr Kredit erhalten, als er zurückzahlen kann - was zu enormen und langfristigen Kosten für den Kunden führen und möglicherweise den Ruf der Bank gefährden könnte.
Lösung:
Die automatische Verarbeitung von Antragsformularen mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) erhöht die Genauigkeit der Datenausgabe und beschleunigt die Verarbeitung der Instrumente.
Die Automatisierung manueller Bankformulare für die Kreditvergabe, Kreditanträge, Kontoeröffnungen und andere Anfragen verbessert die Genauigkeit der Dateneingabe und -ausgabe und erhöht die Kundenzufriedenheit. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) senkt letztlich die Kosten für die Datenverarbeitung und gibt den Mitarbeitern einen zusätzlichen Schub, der ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen und Fehler zu reduzieren.
Aus der Sicht des Bank- und Finanzsektors ist eine Zukunft mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) sicherlich deutlich stressfreier.