Die Schaffung eines effizienten Arbeitsplatzes kommt sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihrem Unternehmen zugute. Durch die Beseitigung unnötiger Arbeitsschritte und der Reduzierung lästiger Aufgaben schaffen Sie Raum für die Entwicklung der Fähigkeiten und Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter. Und wenn Ihre Mitarbeiter wachsen und effizient arbeiten können, profitieren alle.
Eine Möglichkeit, einen effizienten Arbeitsplatz zu schaffen, ist der Einsatz von Systemen zur automatisierten Datenextraktion.
Was ist ein Datenextraktionssystem?
Während herkömmliche Systeme einen schablonenbasierten Ansatz verwenden, um Informationen auf einer x/y-Achse zu finden, findet ein Datenextraktionssystem die von Ihnen benötigten Informationen und Datenpunkte und sammelt sie für Sie in einer Datenbank.
Systeme, die auf maschinellem Lernen basieren, verstehen Dokumente wie Menschen und finden Informationen unabhängig vom Layout des Dokuments. Sie können die Informationen nutzen, um Trends, Unternehmensausgaben, Problembereiche und andere Bereiche Ihres Unternehmens zu analysieren.
Außerdem können Sie Datenextraktionssysteme so anpassen, dass sie gezielt nach Informationen suchen. Durch den Einsatz eines automatisierten Systems kann Ihr Unternehmen wertvolle Zeit und viele Stunden an Personalressourcen einsparen. Weitere Vorteile sind:
Vorteile eines Datenextraktionssystems
- Anpassbar an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens
- Gesteigerte Effizienz
- Erleichterter Zugang zu Ihren Informationen
- Zeit- und Kosteneinsparungen
- Genauere Ergebnisse
Anpassbar an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens
Sie können ein Datenextraktionssystem an die Anforderungen und Wünsche Ihres Unternehmens anpassen. Das System kann so eingestellt werden, dass es nach bestimmten Informationen aus beliebigen Quellen Ihrer Wahl sucht. Darüber hinaus können Sie festlegen, wie Ihre Daten angezeigt und wie oft sie erfasst werden, und Sie können Ihr System sogar so anpassen, dass persönliche Informationen zum Schutz der Privatsphäre unkenntlich gemacht werden.
Gesteigerte Effizienz
Sobald Sie ein automatisiertes System eingerichtet haben, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich andere Aufgaben zu widmen. Ausserdem können computergestützte Systeme Informationen schneller erfassen und sortieren als Menschen, so dass die Informationen schneller zur Verfügung stehen, was Ihnen einen Vorsprung vor Fristen verschafft. Sie können sogar einen Echtzeit-Zugang zu den erfassten Daten schaffen.
Ein Beispiel für mehr Effizienz sind PDF-Dateien. Das Extrahieren von Daten aus einer PDF-Datei kann besonders schwierig und zeitaufwändig sein. Das PDF-Format kann schwierig in der Handhabung sein, wenn man auf bestimmte Informationen zugreifen muss.
Die Verwendung eines PDF-Extraktors spart viel Zeit und Kopfzerbrechen. Diese Art der Extraktion ist ideal für Organisationen und Unternehmen, die Informationen und Daten wiederverwenden müssen.
Erleichterter Zugang zu Ihren Informationen
Die Einrichtung eines zentralen Datenextraktionssystems erleichtert den Mitarbeitern den Zugriff auf die benötigten Informationen, wann immer sie sie benötigen. Auch der Austausch von Daten zwischen den Beteiligten wird erleichtert. Durch den Einsatz eines automatisierten Systems haben Ihre Mitarbeiter vollen Überblick über wichtige Unterlagen, die Organisation wird vereinfacht und die frustrierende Suche nach Dokumenten und Informationen entfällt.
Zeit- & Kosteneinsparung
Die Kosten für automatisierte Systeme mögen teuer erscheinen, aber ein automatisiertes System spart Ihnen Geld. Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Führungskräfte bis zu 8 Stunden pro Woche oder über 10 Wochen pro Jahr mit Aufgaben wie der Analyse von Daten und der Beantwortung von E-Mails verbringen. Durch die Automatisierung der Datenextraktion können Ihre Mitarbeiter von lästigen Aufgaben entlastet werden, so dass sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Auf lange Sicht wird sich die Investition lohnen. Sie werden weniger Geld für ein automatisiertes System ausgeben, als einem Mitarbeiter einen Stundenlohn für die Extraktion von Informationen zu zahlen.
Genauere Ergebnisse
Menschliches Versagen ist die häufigste Ursache für Fehler bei der Datenerfassung. Ein automatisiertes System hilft Ihnen, sich auf die Erfassung der gewünschten Daten zu konzentrieren und nur die Informationen zu sammeln, die Sie benötigen. Ausserdem können Sie mit einem automatisierten System Transkriptions- und Umsetzungsfehler vermeiden. Ungenaue Daten sind für die meisten Unternehmen problematisch. Wenn Sie Ihre Automatisierungssoftware regelmäßig aktualisieren, können Sie genauere Ergebnisse sicherstellen.
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