Use Case: intelligentes Vertragsmanagement

Direkter Zugriff auf Vertragsinformationen durch intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)*

*anonymisierte Fallstudie

Übersicht

Acodis bei einem marktführenden, in der Schweiz ansässigen und global agierenden Diagnostik- und Pharmaanbieter.

Diese Fallstudie wurde anonymisiert publiziert.

Auftrag

Die Klassifikation und Extraktion von Daten aus Verträgen durch künstliche Intelligenz

Umfang

Über 8'000 Dokumente und 80 Datenpunkte

Services

OCR, Klassifikation & Datenextraktion

"Acodis hat OCR, Datenextraktion und KI perfekt auf unsere Geschäftsdokumente abgestimmt. Das Ergebnis, ihre Expertise und die Zusammenarbeit haben mich überzeugt und führten zu signifikanten Optimierungen im Bereich von drei FTEs pro Jahr.”

Leiter Sales Office

Hören Sie auf, sich für Dokumentenverarbeitung abzurackern!

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und erfahren Sie, wie intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) den Umgang mit Papierkram in Ihrem Unternehmen verbessern kann.

Ausgangslage

Das Sales Office eines marktführenden, in der Schweiz ansässigen und global agierenden Diagnostik- und Pharmaanbieters verwaltet ein Archiv von Kundenverträgen, welche wertvolle Informationen zu Kundenbeziehungen und Vertriebsprozessen enthalten. Die Verträge waren nur als gescannte Bilder abgelegt und bei Ad-hoc-Anfragen von Vertriebsmitarbeitern gestaltete sich das Auffinden der gewünschten Informationen als zeitintensiv und aufwändig.

Das Unternehmen benötigte eine schnelle, flexible und effiziente Lösung, um Geschäftsdokumente präzise auszulesen. Die Metadaten sollten durch die firmeneigene IT-Infrastruktur einsehbar sein und Änderungen intern vorgenommen werden können.

Die gesamte Fallstudie als PDF lesen

Erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem kompetenten, zuverlässigen und innovativen Partner

"Kompetente Beratung und Begleitung bei der Einführung einer neuen innovativen Lösung durch ausgewiesene Spezialisten. Enge Betreuung während der gesamten Einführungszeit."

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Vorgehen

Als Experte im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung wurde Acodis mit dem Projekt beauftragt. In einem ersten Schritt wurden 8'000 Dokumente, mit der Hilfe eines maschinell lernenden Systems klassifiziert, um die rund 2'000 relevanten Verträge zu identifizieren. Anschliessend wurden die Verträge analysiert und über 80 Datenpunkte ausgelesen und strukturiert aufbereitet. Beispiele von Datenpunkten sind unter anderem Beginn- und Enddaten des Vertrages, Kundeninformationen, finanzielle Rahmenbedingungen. Zusätzlich wurde untersucht, inwiefern individuelle Verträge von den Standardverträgen abweichen.

Resultat

Als Output steht dem marktführenden, in der Schweiz ansässigen und global agierenden Diagnostik- und Pharmaanbieter eine Vertragsdatenbank zu Verfügung, welche nebst den digitalisierten Verträgen auch die aufbereiteten Vertragsinhalte beinhaltet. Zugriff auf die Informationen erfolgt bequem und ortsunabhängig über eine Webapplikation unter Verwendung des Firmenlogin.

Neue Verträge können schnell und einfach dem System hinzugefügt werden, indem sie per Mail an Acodis übermittelt und von dort automatisiert hochgeladen werden. Nebst einer Gesamtansicht finden die Mitarbeitenden nun auf Knopfdruck alle relevanten Informationen zu den Verträgen und können gleichzeitig den entsprechenden Abschnitt im entsprechenden Dokument einsehen.

Dank einer reibungslosen Integration in die bestehenden Systeme wurde eine skalierbare Lösung geschaffen, welche den gesamten Vertragsprozess von der Unterschrift bis zum Reporting durchgängig automatisiert und damit Zeit und Kosten einspart.

Kundennutzen

Einfacher Zugriff auf alle relevanten Vertragsdaten

Zeiteinsparung von drei Vollzeitstellen pro Jahr

Integriert in Business Prozesse

Ergebnis

Die wertvollen Informationen steht dem Diagnostik- und Pharmaanbieter nun in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung und neue Verträge lassen sich mühelos hinzufügen. Durch die Integrierung in das firmeninterne System ist der Zugriff auf die Metadaten einfach und schnell für die Angestellten und es können unabhängig von Acodis Änderungen vorgenommen werden. Durch die Automatisierung konnte das Unternehmen einen erheblichen Arbeitsaufwand einsparen, welcher sich aufs Jahr gerechnet drei Vollzeitstellen beanspruchen würde.