Use Case: Archiv Digitalisierung

Staatskanzlei Kanton St.Gallen: Vergangenes für die Zukunft aufbereiten dank intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)

Übersicht

Mehr als 2'450 Dokumente, welche bis ins Jahre 1941 zurückreichen. Im Sinne der fortschreitenden Digitalisierung des Kantons St.Gallen wurde das Projekt Retrodigital-Plattform ins Leben gerufen. Mit ihr sollte es in Zukunft möglich sein, auf die verschiedenen historischen Publikationen der Staatskanzlei orts- und zeitunabhängig zugreifen zu können, sowie auch allenfalls nötige Recherche zu vereinfachen.

Auftrag

Digitalisierung von historischen Dokumenten, sowie Erstellung einer Web-Applikation zur Sichtung und strukturierten Suche.

Umfang

Über 120'000 Seiten

Services

OCR (Optical Character Recognition), Text- & Strukturanalyse und die Erstellung eines Editors.

„Für meine Arbeit als Juristin ist es besonders dienlich, dass ich nun von überall und jederzeit, bis ins Jahr 1970, auf die im Amtsblatt veröffentlichten Referendumsvorlagen, sowie Botschaften und
Entwürfe zu Erlassen zugreifen kann.
Mit der effizienten Suchfunktion lässt sich alles rasch auffinden, was meistens den zeitaufwendigen Gang ins Archiv erspart.”

Marlène Schürch, Juristin bei Staatskanzlei Kanton St.Gallen

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Ausgangslage

Um die Entstehung eines Gesetzestextes oder einen Entscheid der Regierung nachvollziehen zu können, benötigt es die Ansicht des dazugehörigen Amtsblattes. Bis zur Realisation von Retrodigital war es jedoch nur möglich, diese Informationen physisch im Staatsarchiv oder im Archiv der Staatskanzlei einzusehen, welches durch die zuvor herausgesuchte Amtsblattnummer dann hervorgesucht wurde. Durch die limitierten Öffnungszeiten, sowie auch dem zeitlichen Aufwand, welcher sich durch die manuelle Suche ergab, handelte es sich hierbei bis vor kurzem um einen zeitintensiven Aufwand, welcher an manchen Tagen mehrere Angestellte beschäftigte.

Mit der Einführung der Homeoffice-Pflicht wurde durch die Anfahrt der Aufwand nochmals vergrössert. Auch für Historiker, welche die Dokumente für Familienforschung benötigen, war die physische Einsicht umständlich und zum Teil mit langem Reiseweg verbunden.

Im Sinne der fortschreitenden Digitalisierung des Kantons St.Gallen wurde das Projekt Retrodigital-Plattform ins Leben gerufen. Mit ihr sollte es in Zukunft möglich sein, auf die verschiedenen historischen Publikationen der Staatskanzlei orts- und zeitunabhängig zugreifen zu können, sowie auch allenfalls nötige Recherche zu vereinfachen.

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Vorgehen

Als Spitzenreiter im Bereich der Intelligenten Dokumentenprozessierung (IDP) erhielt Acodis den Auftrag, die Plattform zu erstellen.

Die Anzahl der Dokumente lag bei 2'450 und ihr Erscheinungsjahr reichte zurück bis ins Jahre 1941.

Acodis erstellte ein erweiterbares System, welches mit weiteren Dokumententypen ergänzt werden kann. Ebenfalls wurde die Plattform mit einer Such- und Filterfunktion ausgestattet, welche Suchanfragen präzisiert und beschleunigt. Die Suchfunktion funktioniert auch als Volltextsuche, was bei den juristischen Angestellten für grosse Erleichterung und Begeisterung sorgte.

Als drittes erstellte Acodis noch einen Editor, welcher es der Staatskanzlei erlaubt, Metadaten zu erfassen und zu pflegen, um diese später in einem gereinigtem PDF zugänglich zu machen.

Kundennutzen

Grosser Schritt in Richtung E-Government

Effizientere & ortsunabhängige Recherchen

Immortalisierung vergangener Rechtsblätter

Ergebnis

Durch die Erstellung der Plattform Retrodigital ist es der Staatskanzlei möglich, historische Publikationen der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, Recherchen zu vereinfachen und zu beschleunigen, sowie die Digitalisierung des Kantons St.Gallen in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv erfolgreich zu verfolgen. Mit der jahrelangen Erfahrung von Acodis konnte dieses Projekt schnell und erfolgreich umgesetzt werden und die Staatskanzlei besitzt nun eines der modernsten Recherche-Tools für juristische Publikationen.

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Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.