Use Case: Archiv Digitalisierung

Stadtarchiv Zürich: Datenextraktion & Konservierung von Jugendamtsakten mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)

Übersicht

Das Stadtarchiv Zürich bewahrt über 33'000 alphabetisch sortierte Karteikarten der Jugendhilfe aus den Jahren 1920 bis 1980 auf.

Bis vor kurzem waren diese Karteikarten ausschließlich in physischer Form vorhanden und der Suchprozess war zeitintensiv und verwirrend.

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Auftrag

Die Digitalisierung und Extraktion von Metadaten von archivierten Registerkarten für Fälle des Jugendamts.

Umfang

33'000 Registerkarten

Services

OCR (Optical Character Recognition) und

Datenextraktion.

Die manuelle Verarbeitung der Registerkarten hätte uns viel Zeit gekostet. Mit der automatisierten Lösung von Acodis konnte der manuelle Aufwand stark reduziert werden, gleichzeitig wurde in eine zukunftsweisende Technologie investiert.

Anja Huber, Projektverantwortliche beim Stadtarchiv Zürich

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Ausgangslage

Das Stadtarchiv Zürich bewahrt als Endarchiv der Zürcher Stadtverwaltung unter anderem die Fallakten des städtischen Jugendamts aus den Jahren 1920 bis 1980 auf. Bisher konnten diese Akten nur über ein physisches Verzeichnis von ca. 33'000 alphabetisch sortierten Registerkarten gesucht und gefunden werden. Das Finden von spezifischen Fallakten war bis anhin ein aufwändiger und mehrstufiger Prozess, für den auch mehrere unterschiedliche Dokumente hervorgesucht werden mussten.

Um die Suche zu einfacher und effizienter zu gestalten, plante das Stadtarchiv eine Digitalisierung der Registerkarten, sowie das Einarbeiten der Inhalte in die interne Archivdatenbank. Eine manuelle Verarbeitung wäre zu zeitaufwändig gewesen, weshalb eine automatisierte Informationsextraktion angestrebt wurde.

Gesamte Fallstudie als PDF lesen

Vorgehen

Als Experte im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung, wurde Acodis mit der Extraktion der definierten Metadaten, sowie der Vorbereitung für die Integration in die Archivdatenbank, beauftragt.

Acodis erhielt gescannte Versionen der Registerkarten, welche dann zu PDF-Dokumenten konvertiert wurden. Mit der Hilfe der Texterkennungs-Software wurden die Dokumente verarbeitet und die extrahierten Daten kontrolliert, normalisiert und validiert. In strukturierter Version konnten die Informationen in einem letzten Schritt für die Integration ins System vorbereitet werden.

Kundennutzen

Effizienz der Suchabfragen erhöhen

Zeit & Ressourcen sparen

Übersichtliche Aktenführung

Ergebnis

Das Stadtarchiv kann nun Fallakten, wie auch Fallnummern mit den zugehörigen Namen, Orten und Daten, innerhalb von wenigen Sekunden ausfindig machen. Somit kann das Archiv seinen Kunden schneller und mit grösserer Genauigkeit helfen.

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